Ervaringen met het uitvoeren van een zelfscan in het Toptechniek in bedrijf-programma

    • Het lerend vermogen van regionale samenwerkingsverbanden
      In het programma Toptechniek in bedrijf staat de regio centraal. Om de regio’s recht te doen zet Platform Bèta Techniek (PBT) zoveel mogelijk in op stimuleren en versterken, zonder heel nadrukkelijk van buitenaf te sturen. Het vraagt lerend vermogen van de regionale samenwerkingsverbanden om hun eigen aanpak vorm te kunnen geven en hun doelen te realiseren. Om het lerend vermogen te stimuleren en tegelijkertijd vinger aan de pols te houden van hoe de regio’s zich ontwikkelen, is in het programma ervaring opgedaan met de zelfscan. De zelfscan is, naast monitoring, auditgesprekken, gezamenlijke bijeenkomsten en peer reviews die het programma al kende, een nieuwe manier om de verbetercyclus van de regio’s te ondersteunen. In de zelfscan kiest elke regio een eigen passende werkwijze om vanuit thema’s die nu spelen met input van relevante actoren vooruit te kijken. De toegevoegde waarde schuilt in een uitvoering die leidt tot samen leren, wanneer verschillende perspectieven worden opgehaald en teruggekoppeld en besproken worden met de betrokken partners. Daarmee wordt aan de ene kant de blik op de bevindingen verbreed en verdiept; aan de andere kant helpt de manier van werken om met hernieuwd draagvlak bij de betrokken actoren stappen vooruit te kunnen zetten.

 

  • Toptechniek in bedrijf: programma in het kort
    In 2012 is het programma Toptechniek in bedrijf (TiB) van start gegaan. TiB is een  stimuleringsprogramma gericht op het verhogen van het aantal jongeren dat het technisch vmbo of de theoretische leerweg doorloopt naar het mbo en vervolgens doorstroomt naar de arbeidsmarkt of het hbo. Om dat te kunnen bereiken is een betere aansluiting tussen vmbo en mbo nodig en een aangescherpt mbo-aanbod, dat afgestemd is op de actuele vraag naar technisch opgeleiden in de regio en dat aansluit op het hbo. En dat lukt alleen maar als een netwerk van voor de regio belangrijke partijen dit gezamenlijk en blijvend op- en aanpakt. Zo’n netwerk bestaat uit partijen uit het onderwijs, ondernemers en de lokale/regionale overheid, ook wel de 3 O’s (triple helix) genaamd. Het bevorderen van de regionale samenwerking is dus ook een belangrijke opdracht. De regio is de plek waar het moet gebeuren. In de loop van de tijd hebben vijf nieuwe TiB-regio’s zich aangesloten, waardoor de teller in 2018 op 26 staat.  
  • Basisprincipes
    TiB is geen ‘project(je)’, maar een programma dat een blijvende verandering en nieuwe werkwijze beoogt. Samenwerking tussen de relevante partners– in plaats van concurrentie- is een belangrijk sleutelwoord. Zo ook ‘dienstbaarheid’ aan de regionale arbeidsmarkt. Dat vraagt een andere grondhouding, namelijk: wat is er nodig voor onze regio en wat kunnen we daaraan bijdragen in afstemming met de andere partners? Het programma wilde van meet af aan de deelnemende regio’s aanspreken op wat de regio’s zelf nodig hebben en ambiëren. De -zelfbenoemde- regio’s zijn uitgenodigd om met een plan van aanpak te komen, gebaseerd op eigen analyses van de regionale situatie. Die werden neergelegd in een regiovisie waarin elke regio de bedrijvenstructuur in de regio, de verwachte ontwikkelingen daarin en de betekenis daarvan voor de behoefte aan technisch opgeleiden uit de doeken deed. De regiovisie gold daarbij als fundament onder de samenwerking: een concrete beschrijving van de ontwikkelingen en behoeften als basis voor doorvertaling naar beroepsopleidingen en doorgaande routes, zoals de vakmanschapsroute en de technologieroute. Op basis van de regiovisie en hun track record zijn regio’s geselecteerd: het ging niet zozeer om het optuigen van allerhande nieuwe zaken, maar om het verbinden en benutten van wat er al voorhanden was in een regio. Met elke regio zijn prestatieafspraken gemaakt (zie ook ‘Help de regio aan zet’, 2015). In de ondersteuning van TiB wordt recht gedaan aan de regionale autonomie en het versterken van de regio zonder daarop te nadrukkelijk te sturen.
  • Van verantwoorden naar leren
    Vanaf de start van het programma stond het leren, benutten en uitwisselen van elkaars ervaringen en inzichten hoog in het vaandel. Landelijke bijeenkomsten en ondersteuning door critical friends dienden om regio’s met elkaar in contact te brengen en te voorzien van informatie, gedeelde knelpunten en mogelijke oplossingen. In de beginperiode van het TiB-programma bezocht een auditcommissie de regio’s en vormde zich een oordeel over voortgang, resultaten en het proces. De stimuleringsbijdrage was afhankelijk van de voortgang van de regio. In 2014 is de peer review toegevoegd aan het arsenaal werkvormen binnen de monitor & audit. Dat gebeurde vanuit de gedachte dat deze werkwijze (beter) strookte met de ontwikkelingsfase van het programma en de regio’s zelf. Bovendien lag het in de bedoeling de regio’s een methodiek mee te geven die ze zelf kunnen inzetten. In een peerreview gaat het kortgezegd om lerende gesprekken rond een aantal leervragen die elke regio op basis van de eigen voortgang heeft geformuleerd. Beide werkvormen en de ervaringen ermee zijn beschreven in de publicatie ‘Help de regio aan zet’ (2015). Nadrukkelijk komt daarbij steeds meer het belang naar voren van goed zicht hebben op wat je aan het doen bent om je doelen te bereiken, reflecteren op wat werkt, op wat je moet continueren, verduurzamen of eventueel stoppen. Monitoring en evaluatie staan dan in het teken van leren, verbeteren en bijsturen en niet primair ten dienste van financiële verantwoording of verantwoording van prestaties. De verwachting is dat vormen van monitoring en evaluatie die dichter bij de regio zelf staan (doordat de regio eigen vragen stelt of een eigen werkwijze ontwerpt) de regio’s meer het gevoel geven dat monitoring en evaluatie een betekenisvolle bijdrage leveren aan de eigen situatie en dat ze zich daardoor meer ‘eigenaar’ voelen van de monitoring: kortom, dat de regio’s het ‘voor zichzelf’ doen.
  • De zelfscan
    Op basis van de lessen uit de auditgesprekken en de peerreviews is een nieuwe methodiek ontwikkeld, namelijk een zelfscan[1]. Eigenlijk is ‘zelfscan’ een te beperkt begrip: het ging niet alleen om de scan (de ‘foto’), maar juist om de analyse, de reflectie en het gesprek eromheen. De regio’s werden uitgedaagd om daartoe zelf een proces te ontwerpen om te bepalen waar men staat, welke ambities de regio heeft en waar aanpassingen of acties nodig zijn. Het doel van de (zelf)evaluatie is niet verantwoording (in de zin van een terugblik op daadwerkelijke realisatie van plannen). Bedoeld was een werkwijze te stimuleren die energie, ideeën en positiviteit genereert, waarin de eigen ontwikkeling van de regio centraal staat (in plaats van controle van buitenaf), waarin het gaat om samen leren en samen nieuwe wegen vinden en waarin vooral vooruit- en wat minder nadrukkelijk teruggekeken wordt. Als hulpmiddel in de aanpak is de regio’s een A3 aangereikt met daarop een aantal focusgebieden benoemd (de oorspronkelijke doelstellingen van TiB) en een aantal richtvragen.

    [1] Uitvoering van de zelfscan was voorwaardelijk voor de toekenning van de tweede helft van de ondersteuningsbijdrage in 2016/17.

TiB Zelfscan
  • In vormen en maten
    Eenentwintig regio’s hebben een vorm van zelfscan uitgevoerd. Dat hebben ze gedaan op uiteenlopende manieren. Een paar regio’s hebben een bijeenkomst belegd waarbij de samenwerkende partijen zijn uitgenodigd, soms heel breed, met vertegenwoordigers van bedrijven/branches, lokale/provinciale overheid en het scholenveld.  Voorbeelden zijn een werkdiner, een middagsessie met genodigden of een ‘benen-op-tafel’-gesprek met alle stakeholders. Soms heeft er een (uitgebreid) ‘rondje langs de velden’ plaatsgevonden door deelprojecten in alle sub-regio’s te bezoeken en sleutelpersonen te interviewen. Veel regio’s hebben de focus vooral gericht op de samenwerkende vmbo- en mbo-scholen. Dat gebeurt op verschillende manieren:
  • door scholen individueel aan de hand van een aantal vragen een zelfscan te laten invullen en de bevindingen (gezamenlijk) te analyseren;
  • door een rondje te maken langs alle in de regio deelnemende scholen;
  • door een bijeenkomst te beleggen van alle scholen of een combinatie van genoemde vormen, bijvoorbeeld informatie die opgehaald is bij de scholen te bundelen en terug te koppelen op een gezamenlijke bijeenkomst.

    Vaak zijn de vragen uit het schema gebruikt of eigen vragen die daarvan afgeleid zijn, soms is een SWOT-analyse gemaakt. Een enkele keer is er een externe facilitator betrokken die gesprekken voert of begeleidt, vaak is het de TiB-projectleider of een kerngroep die scholen bezoekt en /of informatie verzamelt. De meeste regio’s hebben meerdere thema’s gekozen om de bevraging op te richten. Er zijn thema’s toegevoegd en/of nader gespecificeerd, bijvoorbeeld: efficiënt omgaan met technische onderwijsvoorzieningen en -lokalen, docentenstages, ouderbetrokkenheid, techniek in het primair onderwijs, monitoring, publiek-private samenwerking, versterken kwantiteit en kwaliteit techniekdocenten (rol bevoegdheidsregeling), behoud van technisch vmbo, leren van elkaar binnen en tussen regio’s.

  • Functie van de zelfscan
    Bij alle regio’s heeft de zelfscan de functie gehad van reflectie op ‘waar we staan, wat we bereikt hebben en hoe de vlag erbij hangt’. Daarover met elkaar van gedachten wisselen brengt ook de successen en datgene waar de regio trots op is in beeld. Soms gaven de regio’s aan, dat die reflectie naadloos past in hun ‘natuurlijke’/eigen manier van monitoren en evalueren. In een aantal gevallen is de zelfscan aan de gangbare monitor- of evaluatiewerkwijze gekoppeld of ermee gecombineerd als integraal onderdeel van de evaluatie of het koersplan van de regio. Doordat er in de zelfscan vooruitgeblikt wordt naar de komende periode, - wat staat ons als regio te doen en wie gaat wat op welke manier aanpakken- , konden de bevindingen ook benut worden voor een aangescherpt activiteitenplan voor de nieuwe subsidieaanvraagronde. Een aantal regio’s vermeldt dat de zelfscan heeft gediend als moment om visie en doelen te ‘resetten’/de boel weer eens op te schudden, om met elkaar terug te gaan naar de basis en te kijken naar de ‘why’, de gezamenlijke visie en waarom de verschillende partijen elkaar nodig hebben om het hogere doel te bereiken. De context waarin de TiB-samenwerkingsverbanden opereren is aan verandering onderhevig. Invloeden als krimp en vernieuwingen in het vmbo en mbo doen zich gelden, maar mensen veranderen ook simpelweg van baan. Dat betekent dat de samenwerking in het netwerk van tijd tot tijd ‘herijkt’ moet worden, dat de (nieuwe) partners opnieuw bewust moeten raken van nut en noodzaak van de samenwerking en opnieuw moeten benoemen waarom ‘ketenbelang boven schoolbelang gaat’ en zich daaraan committeren. Dat maakt dat veel regio’s de zelfscan georganiseerd hebben als een ‘feestelijke’ aangelegenheid waarbij aan de ene kant een gevoel van saamhorigheid belangrijk is en aan de andere kant het samen leren. Een projectleider van TiB: “Samenwerking staat centraal. Doelen en manieren om die te bereiken liggen niet meer in beton gegoten, maar moet je samen ontdekken. Dus passen oude manieren van verantwoording en sturen niet. Daarvoor in de plaats zijn we als regio op zoek naar hoe er een gestructureerd leerproces/lerend systeem kan ontstaan, waarbij je als regio zelf (scherp) je doelen stelt en daarop stuurt en afrekent.”
  • Lessen uit de zelfscan

Uit de ervaringen met de zelfscan is een aantal aanbevelingen voor gebruik af te leiden:

  • Een zelfscan is een manier om reflectie te organiseren die goed past bij een lerend netwerk.
  • De reflectie kan zowel gericht zijn op een (gezamenlijke) blik op de voortgang, de resultaten en toekomstige acties als op het functioneren (de samenwerking) van het netwerk zelf.
  • Een zelfscan is geen ‘statisch’ of dichtgetimmerd instrument, maar kan strategisch/weloverwogen periodiek worden gebruikt om op een zelfgekozen passende wijze en op geselecteerde thema’s naar boven te halen wat er leeft bij de verschillende partners in het netwerk en daarover het gesprek aan te gaan.
  • Een zelfscan heeft een meerwaarde/levert verdieping wanneer de bevindingen die worden opgehaald, teruggekoppeld en besproken worden met de betrokken partners. Daarmee wordt aan de ene kant de blik op de bevindingen verbreed en verdiept met meerdere perspectieven; aan de andere kant helpt de manier van werken om het draagvlak bij de betrokken actoren een impuls te geven.
  • Een zelfscan houdt niet op bij het beeld en de analyse van de resultaten. De toegevoegde waarde schuilt juist in het gezamenlijk leren.
  • Een zelfscan is in te passen in een systeem van kwaliteits- of voortgangsbewaking en -verbetering.
  • Een zelfscan vraagt een grote mate van eigenaarschap gericht op eigen ontwikkeling/leren.
  • Leren in plaats van verantwoorden?
    Audits, peerreviews en zelfscans zijn manieren om te werken aan kwaliteitsverbetering in de regio’s en vinger aan de pols te houden voor wat betreft de voortgang in de regio. Het verschilt in de mate waarin de netwerken een externe partij een rol geven, in de mate van (gevoelde) formaliteit en in de mate waarin de balans meer doorslaat naar verantwoorden of leren. Omdat de uitvoering van audits, peerreviews en zelfscans tot dusverre altijd gekoppeld was aan verantwoording of voorwaardelijk voor het ontvangen van subsidie, is het lastig om uitspraken te doen over de mate waarin deze interventies het leren/lerend vermogen stimuleren. Een zelfscan biedt de mogelijkheid nauw aan te sluiten bij de praktijk en de wensen van een regio. Het blijft enigszins paradoxaal dat er in veel gevallen toch een stimulans van een externe partij nodig blijft om de regio daartoe aan te zetten. Dat kan immers weer het gevoel aanwakkeren, dat je een zelfscan uitvoert voor iemand anders en niet voor jezelf. Veel regio’s zijn hard bezig met regelen en uitvoeren van hun plannen; oog en aandacht voor systematisch leren en reflectie organiseren zijn nog niet overal vanzelfsprekend.

Zelfscan

Binnen Toptechniek in bedrijf is op basis van de lessen uit de auditgesprekken en de peerreviews een nieuwe methodiek ontwikkeld, namelijk een zelfscan. Eigenlijk is ‘zelfscan’ een te beperkt begrip: het ging niet alleen om de scan (de ‘foto’), maar juist om de analyse, de reflectie en het gesprek eromheen. De regio’s werden uitgedaagd om.. Lees meer